Veel gestelde vragen omtrent de werkkosten regeling

Vragen en antwoorden

• Zijn de gepubliceerde voorstellen van staatssecretaris De Jager al wet of verandert e.e.a. nog wel voor de invoering op 1-1-2011 van de werkkostenregeling?

Er is van diverse kanten nog veel kritiek op de regeling en er is ook zeker nog behoefte aan een nadere toelichting op diverse onderdelen. In principe kunt u er echter van uitgaan, dat de regeling, zoals nu gepubliceerd onverkort zal doorgaan. Het is dus zeker belangrijk om alle consequenties van deze regeling tijdig te (laten) toetsen aan uw huidige arbeidsvoorwaarden.

• 
  Dat is een gevolg van een ander wetsvoorstel dat momenteel bij de Tweede Kamer in behandeling is: het wetsvoorstel Uniformering Loonbegrip. Als dit wetsvoorstel wordt aangenomen vervalt de werkgeversbijdrage voor de Zorgverzekeringswet (bijtelling ZKV premie). Omdat de loonsom dan lager uitvalt heeft de staatssecretaris beloofd het forfait te verhogen.

• Het Ministerie zegt dat het raadzaam is om een voorgenomen wijziging van de beloning, met name wanneer het een cafetariasysteem betreft, vooraf aan de Belastingdienst voor te  leggen voor uitsluitsel over de gevolgen voor de loonheffingen. Moet dat?

• De praktijk is echter, dat niet alle inspecties bereid zijn om deze toetsing vooraf te doen en daarbij, wanneer alle organisaties die hun reglement aanpassen deze ook naar de Belastingdienst sturen, wordt de Belastingdienst overstelpt met verzoeken. De wachttijd voor een antwoord kan dan vele maanden duren (ervaring).

• Wij hebben kortgeleden een aantal afspraken met de fiscus gemaakt over kostenvergoedingen. Kunnen wij er op rekenen deze nog tot 2014 te mogen toepassen?

Neen, in principe zijn alle afspraken met de fiscus m.b.t. o.a. kostenvergoedingen per 1-1-2011 vervallen. Alle regelingen dienen opnieuw aan de nieuwe wetgeving getoetst te worden.

• Collectiviteitskortingen worden die nu belast?

Collectiviteitskortingen die werknemers krijgen bij een derde (verzekeraar, reisorganisatie e.d.) worden niet belast. Dergelijke voordelen vormen geen loon en vallen dus niet in het forfait. Koopt de werkgever de diensten of producten zelf in en betaalt de werknemer ten minste de factuurwaarde, dan valt er ook niets te belasten. 

• Vallen de bijdragen van de werkgever voor extra pensioen, het Anw-hiaat, WIA-hiaat en de WGA premie e.d. , vanaf 2011 onder de forfaitaire kostenvergoedingen?

Neen, deze premies zijn in principe onbelaste vergoedingen, die belast zijn wanneer de bedragen tot uitkering komen. De zogenaamde omkeerregel.

• Moeten wij de arbeidsvoorwaarden aanpassen? 

De Werkkostenregeling dwingt u tot niets. Echter, het kan financieel aantrekkelijk zijn om de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Dit zal zelfs in heel veel situaties het geval zijn. Zeker bij werkgevers die momenteel een cafetariasysteem kennen, zij zullen hier kritisch naar moeten kijken.

Vergoedingen voor de mobiele telefoon zouden moeten worden beëindigd en eventueel worden vervangen door het verstrekken van een mobiele telefoon.

Soms kan het ook verstandig zijn sommige vergoedingen en verstrekkingen via een personeelsfonds / personeelsvereniging te laten lopen.
Ook het veranderen van de manier waarop de internetkosten van de werknemers worden gedekt, zou mogelijk een besparing kunnen opleveren.
Tot slot kan het verstandig zijn om vast te leggen dat bepaalde uitgaven die een werknemer doet, intermediaire kosten zijn. Dat vergroot de kans dat vergoedingen daarvoor onbelast zijn.

• De bedrijfsfitness in een door de werkgever aan te wijzen sportschool valt vanaf 1-1-2011 onder de forfaitaire kosten. Maar hoe staat het dan met de fitnessruimte binnen de locatie van de werkgever?

Voor conditie- en krachttraining op de werkplek wordt de waarde wordt op jaarbasis op € 200 per jaar gesteld. Deze bepaling geldt in de situatie dat de werkgever over een fitnessruimte beschikt en deze, al dan niet inclusief begeleiding, ter beschikking stelt aan zijn werknemers. De bepaling van de waarde is afgestemd op de kosten van fitness zoals dit in het economische verkeer gebruikelijk is. De waarderingseenheid (per jaar) is gekozen met het oog op een praktische afstemming op het bedrijfsproces. De werkgever heeft de keuze om het forfaitaire bedrag op jaarbasis tot het individuele loon van de werknemer te rekenen of als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Ingeval de werkgever een eigen bijdrage ter grootte van de bijtelling vraagt, blijft bijtelling bij het loon achterwege.Ingeval sprake is van conditie- en krachttraining die vereist is voor het vervullen van de dienstbetrekking, ligt het accent vooral op het onderhouden van de vereiste vaardigheden. Daarmee vallen dergelijke trainingen voor wat betreft de werkkostenregeling onder de gerichte vrijstelling voor cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke), ongeacht of deze op de werkplek plaatsvinden. In dat geval hoeft derhalve geen bedrag tot het loon te worden gerekend. Voorbeelden van een situatie waarin de conditie- en krachttraining vereist is voor de vervulling van de dienstbetrekking zijn een militair die op een stormbaan oefent, of een brandweerman, lid van het duikteam, die om zijn duikvaardigheden en duikkennis op peil te houden moet voldoen aan een minimumaantal oefenduiken per jaar.

• Wat zijn extraterritoriale kosten en vallen deze ook onder de 1,4% regeling?

Een werkgever die buitenlandse werknemers in dienst heeft voor wie hij hier geheel if gedeeltelijk gratis woonruimte regelt, zouden na de invoering van de werkkostenregeling een stuk duurder uit zijn. Althans dat stelde de staatssecretaris van Financiën in een brief van 5 november 2009 die de staatssecretaris aan de Tweede Kamer had gestuurd. In een persbericht van 11 november keerde hij echter terug op zijn standpunt. Deze kosten vallen nu onder de gerichte vrijstellingen.

• Teambuilding belast?

Neen, teambuilding is niet belast. Het valt dus onder training en educatie. Discutabel wordt het wel, wanneer het meer dan een personeelsfeest of bedrijfsuitje is, want dan valt dat deel, dat niet zakelijk is, wel onder de forfaitaire regeling van 1,4%.

• Mogen wij, indien we voor de oude regeling kiezen in 2011, in 2012 weer voor de nieuwe werkkostenregeling kiezen. Of moeten we een definitieve keuze maken voor de nieuwe werkkostenregeling of 3 jaar lang de oude regeling handhaven?

U mag gedurende die periode ieder jaar opnieuw kiezen of u de oude of de nieuwe regeling wil toepassen.
U hoeft dat ook niet aan de inspectie te melden.

• Van welk fiscaal loon moet nu de 1,4% worden berekend?

In afwijking in zoverre van het tweede lid is het bij de berekening van de verschuldigde belasting met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen, toegestaan om gedurende het kalenderjaar gebruik te maken van het door de inhoudingsplichtige verstrekte loon over het gehele voorafgaande kalenderjaar, met toepassing van de herleidingsregels, bedoeld in artikel 25, eerste lid. Bij toepassing van de eerste volzin vindt uiterlijk in het eerste aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar herrekening van de verschuldigde belasting plaats op basis van het daadwerkelijk door de inhoudingsplichtige verstrekte loon waarover met toepassing van de artikelen 20a, 20b, 26 en 26b belasting is geheven. 
Eenvoudig gezegd: U neemt gewoon het fiscale loon van (loonstaat14) van het jaar ervoor (bijvoorbeeld 2010) en bij de eerste aangifte in 2012 corrigeert u het verschil.

• Welke vrijstellingen vervallen er?

Het antwoord is moeilijk te geven. In principe vervallen alle vrijstellingen, behoudens een paar met name genoemde onbelaste vergoedingen, zoals reiskosten, verhuiskosten en studiekosten. Alle vrijstellingen staan in het overzicht genoemd. We noemen deze "gerichte" vrijstellingen.

• Welke vrijstellingen blijven?

Het overzicht op deze site is niet onuitputtelijk, maar geeft een goed beeld van de verschillende kostensoorten. Zie

• Wanneer is een eindheffing voordeliger dan het forfaitaire tarief van 80%?

Zolang vergoedingen binnen het forfait (en ook binnen het maximum van 1,4%) vallen is dat uiteraard financieel aantrekkelijker dan heffen. Maar soms pakt het forfait beter uit dan gewoon heffen, ook al is dan de 80% eindheffing verschuldigd.
Dat is bijvoorbeeld het geval als de werknemer in het 52% tarief valt met zijn loon. Het gebruteerde tarief bedraagt dan omgerekend 108,4%, terwijl bij het toepassen van de eindheffing slechts 80% verschuldigd is.
Omgekeerd, kan het voordeliger zijn om bij een relatief laag inkomen (32%, 50,2% eindheffing) een vergoeding als loon aan te merken, i.p.v. het 80% tarief te moeten hanteren.

• Gebruikelijkheidstoets?

Bij de aankondiging van de wet is mogelijk de indruk gewekt, dat de strakke regels nu zijn vervallen. Zonder dat direct duidelijk was wat precies werd bedoeld, was er nog wel sprake van een gebruikelijkheidstoets. Met deze toets kan de inspecteur dus misbruik van de regeling voorkomen. Dat maakt dat de werkkostenregeling niet uitbundig kan worden toegepast. De inspecteur kan bijvoorbeeld het onbelast verstrekken van 3 dure fietsen aan 1 medewerker, als niet gebruikelijk aanmerken en deze verstrekking voor het overmatige deel dus wel belasten  Kan een dga dus bijvoorbeeld zijn toptarief daardoor fors verlagen door loon in te ruilen voor eindheffingsbestanddelen? Nee, zeker niet!.
In de wet is opgenomen dat onder het forfait en de eindheffing vallen:
"door de inhoudingsplichtige aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen, voor zover deze vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate hoger zijn dan in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is."
In de Memorie van Toelichting staat bij het artikel staat het volgende:
"Daarbij geldt als voorwaarde dat de totale omvang van aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate mag afwijken van hetgeen in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is." 
Tijdens de parlementaire behandeling heeft de staatssecretaris hierover uitgelegd, dat
de omvang van de aangewezen vergoedingen niet meer dan 30% (= in belangrijke mate) mag afwijken van wat "gebruikelijk" is. Wat gebruikelijk is, weet niemand en hetgeen (on)gebruikelijk was, kan dat onder de werkkostenregeling niet meer zijn. De bewijslast dat iets meer dan 30% afwijkt van wat gebruikelijk is ligt bij de inspecteur.